上司・目上からの追加仕事の依頼の誘いを、丁寧なトーンで断る文例です。 コピーしてそのまま使えます。
この伝え方なら、関係を保ったまま断れます。
ご依頼ありがとうございます。恐れ入りますが、現在進行中の案件が手一杯でして、今回はお受けするのが難しい状況です。せっかくお声がけいただいたのに申し訳ございません。
件名: 追加業務のご依頼の件
件名: 追加業務のご依頼の件 ○○部長 お疲れさまです。 ご依頼ありがとうございます。恐れ入りますが、現在進行中の案件が手一杯でして、今回はお受けするのが難しい状況です。せっかくお声がけいただいたのに申し訳ございません。 今後ともよろしくお願いいたします。
結論を早めに伝え、理由は「手一杯」とぼかして角を立てない
「自分の仕事じゃないので」担当外アピールは信頼を損なう
お声がけいただきありがとうございます。あいにく今週は納期が重なっておりまして、品質を落とさずお引き受けするのが難しいため、今回はお断りさせていただけますでしょうか。ご期待に沿えず恐縮です。
件名: ご依頼の件のお返事
件名: ご依頼の件のお返事 ○○部長 お疲れさまです。 お声がけいただきありがとうございます。あいにく今週は納期が重なっておりまして、品質を落とさずお引き受けするのが難しいため、今回はお断りさせていただけますでしょうか。ご期待に沿えず恐縮です。 今後ともよろしくお願いいたします。
「品質を落とさず」と伝えると仕事への誠実さが伝わる
「忙しいので無理です」一言だとやる気がない印象に
ご依頼ありがとうございます。全量をお受けするのは難しいのですが、資料作成の部分でしたら今週中に対応できそうです。いかがいたしましょうか。
件名: 追加業務のご依頼の件
件名: 追加業務のご依頼の件 ○○部長 お疲れさまです。 ご依頼ありがとうございます。全量をお受けするのは難しいのですが、資料作成の部分でしたら今週中に対応できそうです。いかがいたしましょうか。 今後ともよろしくお願いいたします。
一部受けの提案で協力姿勢を示しつつ負荷を抑えられる
「誰か他の人に頼んでください」丸投げは印象が悪い
お声がけいただきありがとうございます。今週は手が離せないのですが、来週の月曜以降でしたら対応可能です。納期に余裕があれば、その形で進めさせていただけますでしょうか。
件名: ご依頼の件のお返事
件名: ご依頼の件のお返事 ○○部長 お疲れさまです。 お声がけいただきありがとうございます。今週は手が離せないのですが、来週の月曜以降でしたら対応可能です。納期に余裕があれば、その形で進めさせていただけますでしょうか。 今後ともよろしくお願いいたします。
時期をずらす具体案を出すと実質的な調整として受け取られる
「落ち着いたらやります」時期が曖昧だと催促されるだけ
ご依頼ありがとうございます。ただいま手元のタスクを確認しておりまして、お受けできるか明日の午前中までにお返事してもよろしいでしょうか。お時間をいただけますと幸いです。
件名: 追加業務のご依頼の件
件名: 追加業務のご依頼の件 ○○部長 お疲れさまです。 ご依頼ありがとうございます。ただいま手元のタスクを確認しておりまして、お受けできるか明日の午前中までにお返事してもよろしいでしょうか。お時間をいただけますと幸いです。 今後ともよろしくお願いいたします。
返答期限を自分から区切ると「即答しない誠実さ」が伝わる
「ちょっと考えます」締め切りがないと保留と取られかねない
断り方次第で関係は保てます。大切なのは「感謝を先に伝える」「結論を早めに置く」「次の機会への意欲を示す」の3点です。このページの例文はすべてこの型で作られているので、そのまま使えば角は立ちません。
具体的すぎる理由はかえって不自然に聞こえることがあります。「先約があります」「都合がつかず」程度のぼかした表現で十分です。上司・目上に深く説明する義務はなく、簡潔なほうが相手の負担にもなりません。
誘われた手段に合わせるのが基本です。LINEで誘われたらLINEで、メールならメールで返しましょう。丁寧な文面ならどちらでも使えますが、メールの場合は件名と宛名・結びを添えるとより丁寧な印象になります。
毎回同じ理由で断り続けると「誘っても無駄」と思われます。参加できる日を自分から提案する「代替案を添える型」を使うか、時期を改めてもらう「保留・相談型」で調整するのがおすすめです。