同僚からの追加仕事の依頼の誘いを、丁寧なトーンで断る文例です。 コピーしてそのまま使えます。
この伝え方なら、関係を保ったまま断れます。
声をかけてくれてありがとうございます。申し訳ないのですが、いま自分の担当分で手一杯でして、今回はお手伝いするのが難しい状況です。力になれずごめんなさい。
件名: お手伝いの件のお返事
件名: お手伝いの件のお返事 ○○さん お疲れさまです。 声をかけてくれてありがとうございます。申し訳ないのですが、いま自分の担当分で手一杯でして、今回はお手伝いするのが難しい状況です。力になれずごめんなさい。 今後ともよろしくお願いいたします。
同僚には丁寧さと率直さのバランスで関係を保てる
「自分の仕事があるので」突き放す言い方は関係を悪化させる
頼ってもらえてうれしいです。ただ、今週は締め切りが重なっていまして、引き受けると両方とも遅らせてしまいそうなので、今回はお断りさせてください。
件名: お手伝いの件
件名: お手伝いの件 ○○さん お疲れさまです。 頼ってもらえてうれしいです。ただ、今週は締め切りが重なっていまして、引き受けると両方とも遅らせてしまいそうなので、今回はお断りさせてください。 今後ともよろしくお願いいたします。
「両方遅れる」と相手のデメリットに置き換えると納得されやすい
「忙しいからムリ」一言だと冷たい人という印象が残る
ありがとうございます。まるっと引き受けるのは難しいのですが、データ整理の部分なら今日の夕方に手伝えます。そこだけでもよければ、どうぞお任せください。
件名: お手伝いの件のお返事
件名: お手伝いの件のお返事 ○○さん お疲れさまです。 ありがとうございます。まるっと引き受けるのは難しいのですが、データ整理の部分なら今日の夕方に手伝えます。そこだけでもよければ、どうぞお任せください。 今後ともよろしくお願いいたします。
工程を区切って提案すると現実的な助け合いになる
「半分だけなら」何の半分か言わないと後でもめる原因に
声をかけてくれてありがとうございます。今週は厳しいのですが、来週の火曜以降なら時間が取れそうです。それで間に合うならぜひ手伝わせてください。
件名: お手伝いの件
件名: お手伝いの件 ○○さん お疲れさまです。 声をかけてくれてありがとうございます。今週は厳しいのですが、来週の火曜以降なら時間が取れそうです。それで間に合うならぜひ手伝わせてください。 今後ともよろしくお願いいたします。
可能な時期を具体的に示すと断りでも誠意が伝わる
「暇になったら声かけて」いつになるか分からず頼りにされない
ありがとうございます。いま自分のタスクの残量を確認しているところで、手伝えるかどうか今日の終業までに連絡してもいいですか。少し待ってもらえると助かります。
件名: お手伝いの件のお返事
件名: お手伝いの件のお返事 ○○さん お疲れさまです。 ありがとうございます。いま自分のタスクの残量を確認しているところで、手伝えるかどうか今日の終業までに連絡してもいいですか。少し待ってもらえると助かります。 今後ともよろしくお願いいたします。
同僚相手でも返答時刻を区切ると期待と不安を持たせない
「考えとくね」そのまま忘れられると信頼を失う
断り方次第で関係は保てます。大切なのは「感謝を先に伝える」「結論を早めに置く」「次の機会への意欲を示す」の3点です。このページの例文はすべてこの型で作られているので、そのまま使えば角は立ちません。
具体的すぎる理由はかえって不自然に聞こえることがあります。「先約があります」「都合がつかず」程度のぼかした表現で十分です。同僚に深く説明する義務はなく、簡潔なほうが相手の負担にもなりません。
誘われた手段に合わせるのが基本です。LINEで誘われたらLINEで、メールならメールで返しましょう。丁寧な文面ならどちらでも使えますが、メールの場合は件名と宛名・結びを添えるとより丁寧な印象になります。
毎回同じ理由で断り続けると「誘っても無駄」と思われます。参加できる日を自分から提案する「代替案を添える型」を使うか、時期を改めてもらう「保留・相談型」で調整するのがおすすめです。