取引先からの催促への返信の誘いを、丁寧なトーンで断る文例です。 コピーしてそのまま使えます。
この伝え方なら、関係を保ったまま断れます。
ご連絡いただきありがとうございます。また、回答が遅れておりますことを深くお詫び申し上げます。ただいま社内で最終確認を行っておりまして、明日の正午までには正式にご回答いたします。今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。
件名: お問い合わせの件のご回答
件名: お問い合わせの件のご回答 ○○株式会社 ○○様 お疲れさまです。 ご連絡いただきありがとうございます。また、回答が遅れておりますことを深くお詫び申し上げます。ただいま社内で最終確認を行っておりまして、明日の正午までには正式にご回答いたします。今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。 今後ともよろしくお願いいたします。
取引先には深めのお詫び＋具体的な回答時刻のセットが基本
「確認に時間がかかっています」原因説明だけでは不信感が残る
お問い合わせいただきありがとうございます。お待たせしており誠に申し訳ございません。想定より調整に時間を要しておりまして、金曜日までには見積書をお送りできる見込みです。遅延しておりますことを重ねてお詫び申し上げます。
件名: お見積りの件のご連絡
件名: お見積りの件のご連絡 ○○株式会社 ○○様 お疲れさまです。 お問い合わせいただきありがとうございます。お待たせしており誠に申し訳ございません。想定より調整に時間を要しておりまして、金曜日までには見積書をお送りできる見込みです。遅延しておりますことを重ねてお詫び申し上げます。 今後ともよろしくお願いいたします。
謝罪を二度入れても過剰にならないのが取引先とのやり取り
「もう少々お待ちください」期日なしの定型文は失注につながる
お待たせしており誠に申し訳ございません。正式なご提案書の完成は来週火曜日を予定しておりますが、先に概算とスケジュール案を明日中にお送りすることが可能です。ご検討の助けになりましたら幸いです。
件名: ご提案の進捗について
件名: ご提案の進捗について ○○株式会社 ○○様 お疲れさまです。 お待たせしており誠に申し訳ございません。正式なご提案書の完成は来週火曜日を予定しておりますが、先に概算とスケジュール案を明日中にお送りすることが可能です。ご検討の助けになりましたら幸いです。 今後ともよろしくお願いいたします。
先行開示できる情報を示すと待ち時間への印象が大きく変わる
「完成までお待ちください」代替のない待機要請は相手の予定を止める
ご連絡ありがとうございます。お待たせして恐縮ですが、全件の納品は来週水曜日となります。もしお急ぎの品目がございましたら、そちらのみ今週金曜日に先行してお届けすることも可能です。ご指示いただけますと幸いです。
件名: 納期の件のご連絡
件名: 納期の件のご連絡 ○○株式会社 ○○様 お疲れさまです。 ご連絡ありがとうございます。お待たせして恐縮ですが、全件の納品は来週水曜日となります。もしお急ぎの品目がございましたら、そちらのみ今週金曜日に先行してお届けすることも可能です。ご指示いただけますと幸いです。 今後ともよろしくお願いいたします。
先行納品の選択肢を出すと遅延を信頼に変えられる
「弊社の都合で遅れます」都合の一方的な宣告は関係を冷やす
ご連絡いただきありがとうございます。お待たせしており誠に申し訳ございません。正確な納期を社内で確認しておりまして、本日17時までに正式なスケジュールをご連絡いたします。今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。
件名: 納期確認の件のご連絡
件名: 納期確認の件のご連絡 ○○株式会社 ○○様 お疲れさまです。 ご連絡いただきありがとうございます。お待たせしており誠に申し訳ございません。正確な納期を社内で確認しておりまして、本日17時までに正式なスケジュールをご連絡いたします。今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。 今後ともよろしくお願いいたします。
「いつまでに正式回答するか」の明示は取引先への最低限の礼儀
「確認でき次第ご連絡します」時期不明の回答は催促の再来を招く
断り方次第で関係は保てます。大切なのは「感謝を先に伝える」「結論を早めに置く」「次の機会への意欲を示す」の3点です。このページの例文はすべてこの型で作られているので、そのまま使えば角は立ちません。
具体的すぎる理由はかえって不自然に聞こえることがあります。「先約があります」「都合がつかず」程度のぼかした表現で十分です。取引先に深く説明する義務はなく、簡潔なほうが相手の負担にもなりません。
誘われた手段に合わせるのが基本です。LINEで誘われたらLINEで、メールならメールで返しましょう。丁寧な文面ならどちらでも使えますが、メールの場合は件名と宛名・結びを添えるとより丁寧な印象になります。
毎回同じ理由で断り続けると「誘っても無駄」と思われます。参加できる日を自分から提案する「代替案を添える型」を使うか、時期を改めてもらう「保留・相談型」で調整するのがおすすめです。