上司・目上からの忘年会・新年会の誘いを、丁寧なトーンで断る文例です。 コピーしてそのまま使えます。
この伝え方なら、関係を保ったまま断れます。
忘年会のお誘いをいただきありがとうございます。恐れ入りますが、当日はあいにく家族の予定がございまして、今回は欠席させていただけますと幸いです。今年一年お世話になりました。来年も何卒よろしくお願い申し上げます。
件名: 忘年会出欠のお返事
件名: 忘年会出欠のお返事 ○○部長 お疲れさまです。 忘年会のお誘いをいただきありがとうございます。恐れ入りますが、当日はあいにく家族の予定がございまして、今回は欠席させていただけますと幸いです。今年一年お世話になりました。来年も何卒よろしくお願い申し上げます。 今後ともよろしくお願いいたします。
年末の挨拶を添えることで、欠席が「付き合いの終了」ではなく一区切りの挨拶に見える。
「忘年会ですか、欠席でお願いします」挨拶も理由もなく断ると冷淡に受け取られる。
お声がけいただき光栄に存じます。申し訳ございませんが、年末は体調を整えることを優先したく、今回はお断りさせていただきます。お集まりの場には出られませんが、年明けに改めてご挨拶させていただけますと幸いです。
件名: 忘年会ご参加の件
件名: 忘年会ご参加の件 ○○部長 お疲れさまです。 お声がけいただき光栄に存じます。申し訳ございませんが、年末は体調を整えることを優先したく、今回はお断りさせていただきます。お集まりの場には出られませんが、年明けに改めてご挨拶させていただけますと幸いです。 今後ともよろしくお願いいたします。
「体調を整える」と断りつつ年明けの挨拶を約束し、関係継続の姿勢を示せる。
「体調不良なので無理です」断定と「無理」という言い方は目上の相手にはきつすぎる。
お誘いいただきありがとうございます。当日は開始時刻に間に合わないのですが、途中からの参加でよろしければ合流できそうです。また、年明けの新年会でしたら終日調整が可能ですので、そちらもぜひご検討いただけますと幸いです。
件名: 忘年会への参加方法について
件名: 忘年会への参加方法について ○○部長 お疲れさまです。 お誘いいただきありがとうございます。当日は開始時刻に間に合わないのですが、途中からの参加でよろしければ合流できそうです。また、年明けの新年会でしたら終日調整が可能ですので、そちらもぜひご検討いただけますと幸いです。 今後ともよろしくお願いいたします。
途中参加と新年会の2案を出し、幹事側が選びやすい「二択の代替」にしている。
「行けるかもしれません」曖昧な返答は年末の会費・席数の確定を遅らせて迷惑になる。
ご案内いただきありがとうございます。当日は遠方の親族の都合で欠席となるのですが、年内のご挨拶も兼ねて、近日中に短い時間でよろしければランチをご一緒できませんでしょうか。ご都合のよろしい日時をお聞かせいただけますと幸いです。
件名: 忘年会欠席とご挨拶のお願い
件名: 忘年会欠席とご挨拶のお願い ○○部長 お疲れさまです。 ご案内いただきありがとうございます。当日は遠方の親族の都合で欠席となるのですが、年内のご挨拶も兼ねて、近日中に短い時間でよろしければランチをご一緒できませんでしょうか。ご都合のよろしい日時をお聞かせいただけますと幸いです。 今後ともよろしくお願いいたします。
会食の代替案に日程調整を自分側へ振る形で、誠意の伝わる提案になっている。
「別の機会にぜひ」とだけ言うのは逃げ口上に聞こえ、具体的な代替とは認識されない。
お誘いいただきありがとうございます。年末の家庭の予定が確定しておらず、今すぐお返事を確約できかねます。2〜3日中には必ず出欠をお知らせいたしますので、少しお時間をいただけますでしょうか。
件名: 忘年会出欠確認のお願い
件名: 忘年会出欠確認のお願い ○○部長 お疲れさまです。 お誘いいただきありがとうございます。年末の家庭の予定が確定しておらず、今すぐお返事を確約できかねます。2〜3日中には必ず出欠をお知らせいたしますので、少しお時間をいただけますでしょうか。 今後ともよろしくお願いいたします。
回答期限を自分から明示することで、保留＝無責任という印象を防げる。
「分からないので少し待ってください」期限なしの保留は幹事の集計を止めてしまう。
断り方次第で関係は保てます。大切なのは「感謝を先に伝える」「結論を早めに置く」「次の機会への意欲を示す」の3点です。このページの例文はすべてこの型で作られているので、そのまま使えば角は立ちません。
具体的すぎる理由はかえって不自然に聞こえることがあります。「先約があります」「都合がつかず」程度のぼかした表現で十分です。上司・目上に深く説明する義務はなく、簡潔なほうが相手の負担にもなりません。
誘われた手段に合わせるのが基本です。LINEで誘われたらLINEで、メールならメールで返しましょう。丁寧な文面ならどちらでも使えますが、メールの場合は件名と宛名・結びを添えるとより丁寧な印象になります。
毎回同じ理由で断り続けると「誘っても無駄」と思われます。参加できる日を自分から提案する「代替案を添える型」を使うか、時期を改めてもらう「保留・相談型」で調整するのがおすすめです。