上司・目上からのドタキャンのお詫びの誘いを、ややカジュアルなトーンで断る文例です。 コピーしてそのまま使えます。
この伝え方なら、関係を保ったまま断れます。
急な連絡ですみません。今日の食事会ですが、体調が優れなくて欠席させてください。こんな直前に本当に申し訳ありません。また次の機会があればぜひお願いします。
件名: 今日の食事会欠席のお詫び
件名: 今日の食事会欠席のお詫び ○○さん お疲れさまです。 急な連絡ですみません。今日の食事会ですが、体調が優れなくて欠席させてください。こんな直前に本当に申し訳ありません。また次の機会があればぜひお願いします。 またよろしくお願いします。
口語を保ちつつ冒頭謝罪を置くと、軽すぎず誠実さが伝わる
「風邪っぽいのでパスします」は上司には軽すぎて失礼にあたる
すみません、明日の飲み会なのですが、家の事情で行けなくなってしまいました。直前の連絡で本当に申し訳ないです。楽しみにしていたので残念ですが、またぜひ誘ってください。
件名: 明日の飲み会欠席のお詫び
件名: 明日の飲み会欠席のお詫び ○○さん お疲れさまです。 すみません、明日の飲み会なのですが、家の事情で行けなくなってしまいました。直前の連絡で本当に申し訳ないです。楽しみにしていたので残念ですが、またぜひ誘ってください。 またよろしくお願いします。
「楽しみにしていた」の一言が欠席への後ろめたさと誠意を両立させる
「行けなくなりました」とだけだと淡々として冷たい印象になる
申し訳ありません、今日予定していた面談なのですが、急な用事が入ってしまい参加が難しいです。明日の午後なら時間を作れるのですが、いかがでしょうか。直前で本当にすみません。
件名: 今日の面談の日程変更のお願い
件名: 今日の面談の日程変更のお願い ○○さん お疲れさまです。 申し訳ありません、今日予定していた面談なのですが、急な用事が入ってしまい参加が難しいです。明日の午後なら時間を作れるのですが、いかがでしょうか。直前で本当にすみません。 またよろしくお願いします。
すぐに代替日時を提示するので、相手の再調整コストが下がる
「また後日で」と曖昧にすると、いつまでも日程が決まらない
ごめんなさい、今晩の送別会ですが体調を崩してしまい、欠席させてください。代わりに来週、お昼をご一緒できたらと思うのですがいかがでしょう。急で本当に申し訳ないです。
件名: 今晩の送別会欠席のお詫び
件名: 今晩の送別会欠席のお詫び ○○さん お疲れさまです。 ごめんなさい、今晩の送別会ですが体調を崩してしまい、欠席させてください。代わりに来週、お昼をご一緒できたらと思うのですがいかがでしょう。急で本当に申し訳ないです。 またよろしくお願いします。
ランチという軽い代替案は相手も受けやすく、関係維持に効く
「欠席します」で終わると送別の相手への気持ちが伝わらない
すみません、今日の予定なのですが急な事情で参加できるか微妙になってしまいました。今調整中なので、午後一番には必ず連絡します。直前で申し訳ありません。
件名: 今日の予定について
件名: 今日の予定について ○○さん お疲れさまです。 すみません、今日の予定なのですが急な事情で参加できるか微妙になってしまいました。今調整中なので、午後一番には必ず連絡します。直前で申し訳ありません。 またよろしくお願いします。
回答期限を切って伝えるので、「逃げ」と取られにくい
「たぶん無理です」と曖昧だと、相手が人数確定できず困る
断り方次第で関係は保てます。大切なのは「感謝を先に伝える」「結論を早めに置く」「次の機会への意欲を示す」の3点です。このページの例文はすべてこの型で作られているので、そのまま使えば角は立ちません。
具体的すぎる理由はかえって不自然に聞こえることがあります。「先約があります」「都合がつかず」程度のぼかした表現で十分です。上司・目上に深く説明する義務はなく、簡潔なほうが相手の負担にもなりません。
誘われた手段に合わせるのが基本です。LINEで誘われたらLINEで、メールならメールで返しましょう。ややカジュアルな文面ならどちらでも使えますが、メールの場合は件名と宛名・結びを添えるとより丁寧な印象になります。
毎回同じ理由で断り続けると「誘っても無駄」と思われます。参加できる日を自分から提案する「代替案を添える型」を使うか、時期を改めてもらう「保留・相談型」で調整するのがおすすめです。